Архівування документів | JobsMarket.com.ua

На будь-якому підприємстві існує свій архів, який вимагає до себе особливої уваги і організації. Організацію архіву необхідно робити для того, щоб не відбувалося втрати особливо важливих документів. У добре організованому підприємстві повинна існувати людина, яка буде нести повну відповідальність за документообіг.

Необхідність організації архіву.

Архів потрібний для того, щоб якщо у податкової з’являються питання відносно вашого підприємства, ви могли з легкістю виявити необхідні документи. Завдяки архіву ви зможете швидко і безперешкодно знайти необхідну документацію. Деякі керівники вважають, що в організації немає необхідності в архіві, але це є неправильною думкою.

Керівники вважають, що доки організація молода, вона може не контролювати свої документи, але може статися таке, що яка-небудь довідка загубиться і увесь ваш бізнес піде на дно. У будь-якому разі архівування документів повинне здійснюватися досвідченими фахівцями.

Для створення архіву компанії необхідно виділити спеціальне приміщення і створити вакансію діловода. Діловод, який має досвід у своїй роботі, зможе швидко організувати і упорядкувати документообіг на підприємстві.

Завдяки порядку в документах організація зможе працювати не лише спокійно, але і плідніше. Архів є не лише показником порядку в документах, але і містить в собі усю інформацію про виконані роботи.

Перед створенням архіву необхідно врахувати юридичну точку зору. Деякі документи просто неможливо зберігати в звичайних теках, оскільки вони несуть матеріальну цінність для організації.

Діловодом повинна стати людина, якій ви зможете повністю довіритися і довірити усі персональні ці компанії. Окрім того, що ви можете організувати документообіг своїми силами, вам в цьому можуть допомогти спеціалізовані компанії, які несуть повну відповідальність перед вами за архів.