Провідний інспектор загального відділу

Загальні умови

Назва посади, стосовно якої прийнято рішення про необхідність призначення

провідний інспектор загального відділу управління документального забезпечення

Посадові обов’язки

організація загального діловодства та архівної справи в Головному управлінні відповідно до вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчої документації, Інструкції з діловодства та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаних громад, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348 (зі змінами), та інших нормативно-правових актів;

здійснення контролю за своєчасним виконанням документів, які надходять до Головного управління, розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, розпоряджень та доручень керівництва;

організація роботи щодо обробки запитів на публічну інформацію;

забезпечення ведення діловодного процесу в структурних підрозділах Головного управління згідно з вимогами чинного законодавства;

отримання кореспонденції на відділенні поштового зв’язку;

здійснення:

 - прийому, попереднього розгляду, розподілу вхідної кореспонденції, що надійшла до структурних підрозділів Головного управління та внутрішніх службових документів;

 - реєстрації в системі електронного документообігу та контроль за строками виконання документів, що надійшли до структурних підрозділів Головного управління від установ, підприємств, організацій;

 - реєстрації запитів на публічну інформацію та контролю за їх своєчасним виконанням;

 - реєстрації звернень громадян згідно з Законом України “Про звернення громадян”;

обробка паперової вихідної кореспонденції та здійснення її відправки, складання реєстрів відправки кореспонденції через поштові відділення зв’язку;

здійснення підготовки та відправки внутрішньої службової кореспонденції до інших структурних підрозділів Головного управління;

здійснення контролю за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним проходженням;

забезпечення ведення та актуалізація довідника кореспондентів, корегування телефонного довідника Головного управління;

забезпечення додержання єдиного порядку відбору, упорядкування, обліку, збереження та використання документів, що створюються в процесі діяльності Головного управління, для передачі їх на зберігання до архівної установи, ведення та формування справи відповідно до номенклатури справ;

підготовка звітів про використання конвертів та знаків поштової оплати;

здійснення контролю за зберіганням та використанням печаток та штампів структурних підрозділів Головного управління;

прийом та передача документів електронним зв’язком.

Умови оплати праці

посадовий оклад - 10810,50 грн;

надбавки, доплати, премії та компенсації відповідно Умов оплати праці працівників державних органів, які виконують функції з обслуговування, і працівників Управління адміністративних будинків Господарсько-фінансового департаменту Секретаріату Кабінету Міністрів України, Управління адміністративними будинками Державного управління справами, Управління адміністративними будинками Управління справами Апарату Верховної Ради України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 24 грудня 2019 р. № 1112 «Про умови оплати праці працівників державних органів, на яких не поширюється дія Закону України «Про державну службу».

Виплата заробітної плати проводиться з урахуванням вимог постанови Кабінету Міністрів України
 від 25 квітня 2023 року № 391 «Деякі питання оплати праці працівників державних органів та органів місцевого самоврядування під час воєнного стану».

Інформація про строковість призначення на посаду

безстроково

Перелік документів, які необхідно надати для призначення на посаду, спосіб подання, адреса та строк їх подання

1) заява про бажання зайняти посаду;

2) заповнений особовий листок по обліку кадрів;

3) документи та копії документів, що підтверджують наявність громадянства України, освіти та досвіду роботи.

Документи необхідно подати до 16 год. 45 хв.
 22 листопада 2024 року управлінню по роботі з персоналом Головного управління особисто (за адресою: м. Запоріжжя, 
 пр. Соборний, б. 158-б, 6 поверх).

Прізвище, ім’я та по батькові, номер телефону та адреса електронної пошти особи, яка надає додаткову інформацію з питань призначення на посаду

Ящуренко Ганна Євгенівна  (061) 213 23 61,

[email protected]

Кваліфікаційні вимоги

1. Освіта

вища освіта ступеня не нижче молодшого бакалавра або бакалавра

2. Досвід роботи

не вимагається

3. Володіння державною мовою

вільне володіння державною мовою

4. Володіння іноземною мовою

не обов’язково

Інші вимоги до професійної компетентності (зазначаються за потреби)

Вимога

Компоненти вимоги

1. Якісне виконання поставлених завдань

- чітке і точне формулювання мети, цілей і завдань службової діяльності;

- комплексний підхід до виконання завдань, виявлення ризиків;

- розуміння змісту завдання і його кінцевих результатів, самостійне визначення можливих шляхів досягнення.

2. Самоорганізація та самостійність в роботі

- уміння самостійно організовувати свою діяльність та час, визначати пріоритетність виконання завдань, встановлювати черговість їх виконання;

- здатність до самомотивації (самоуправління);

- вміння самостійно приймати рішення і виконувати завдання у процесі професійної діяльності.

3. Цифрова грамотність

- вміння використовувати     комп’ютерні пристрої, базове офісне та спеціалізоване програмне забезпечення для ефективного виконання своїх посадових обов'язків;

- вміння використовувати сервіси інтернету для ефективного пошуку потрібної інформації; вміння перевіряти надійність джерел і достовірність  даних та інформації у цифровому середовищі;

- здатність працювати з документами в різних  цифрових форматах; зберігати, накопичувати, впорядковувати, архівувати цифрові ресурси та дані різних типів;

- здатність уникати небезпек в цифровому середовищі, захищати особисті та конфіденційні дані;

- вміння використовувати електронні реєстри, системи електронного документообігу та інші електронні урядові системи для обміну інформацією, для електронного листування в рамках своїх посадових обов'язків;

-  вміння використовувати спільні онлайн календарі, сервіси для підготовки та     спільного редагування документів, вміти користуватись кваліфікованим електронним підписом (КЕП);

- здатність використовувати відкриті цифрові ресурси для власного професійного розвитку.

4. Командна робота та взаємодія

- розуміння ваги свого внеску у загальний результат (структурного підрозділу/державного органу);

- орієнтація на командний результат;

- готовність  працювати в команді та сприяти колегам у їх професійній діяльності задля досягнення спільних цілей;

- відкритість в обміні інформацією.

5. Уважність до деталей

- здатність помічати окремі елементи та акцентувати увагу  на деталях у своїй роботі;

- здатність враховувати деталі при прийнятті рішень.

Професійні знання

Вимога

Компоненти вимоги

    1. Знання законодавства у сфері

 Знання:

Закону України "Про захист персональних даних";

Закону  України "Про доступ до публічної інформації";

Закону  України "Про звернення громадян";

Постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами);

Наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях»;

Положення про головні управління Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 22.12.2014 № 28-2.