Roster Vacancy / DEPUTY PROJECT MANAGER EMERGENCY / Старший фахівець з проєктів з реагування на надзвичайні ситуації
Premiere Urgence Internationale
Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.
Місто роботи: м. Дніпро
ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ
Старший фахівець з проєктів з реагування на надзвичайні ситуації відповідає за впровадження заходів з реагування на надзвичайні ситуації безпосередньо ПУІ та партнерськими організаціями шляхом спостереження за реалізацією проєкту, контролю за діяльністю команди з реагування на надзвичайні ситуації, забезпечення логістичних та адміністративних процесів. Обов’язки цієї посади передбачають надання підтримки менеджеру проєктному багатосекторному під час репрезентації проєкту перед партнерами, забезпечення дотримання безпекових правил на базах та залучення до розробки нової проєктної діяльності, ґрунтуючись на попередній оцінці потреб.
1. Реалізація програми «Механізм швидкого реагування» (МШР) та відстеження результатів.
- Стежити за розвитком гуманітарного середовища та повідомляти менеджеру проєктному багатосекторному про потенційні напрямки діяльності, а також розширювати наявні ініціативи та мережі.
- Надавати підтримку команді з моніторингу, оцінки, підзвітності та навчання (MEAL) у розробці інструментів та методологій збору даних та відстеження результатів проєктів з реагування на надзвичайні ситуації, включно з багатосекторною оцінкою потреб.
- Спільно з командою з реагування на надзвичайні ситуації асистувати в зборі та аналізі даних проєктів з реагування на надзвичайні ситуації, а також брати участь в написанні звітів та веденні інструменту відстеження показників ефективності (РМТ).
- Направляти внутрішні та зовнішні звіти до безпосереднього керівництва, дотримуючись внутрішніх (sitrep, Project Monitoring Tool, OFU) та зовнішніх (проєктні звіти) кінцевих термінів.
- Стежити за діяльністю Команди з реагування на надзвичайні ситуації на місцях та забезпечувати її ефективність.
- Надавати підтримку в розробці Стандартизованих операційних процедур (СОП) для реагування на надзвичайні ситуації. Під керівництвом менеджера проєктного багатосекторного комунікувати з представниками кластерів та робочих груп з метою координації діяльності та реалізації проєктів.
- Затверджувати технічні аспекти проєкту та забезпечувати наявність стратегії виходу перед впровадженням якої-небудь діяльності.
- Співпрацювати з відділами підтримки та зовнішніми сторонами для своєчасної реалізації програм з надання готівкових коштів, ваучерів та НПТ.
- Надавати підтримку при розробці заходів з реагування на надзвичайні ситуації та повідомляти менеджеру проєктному багатосекторного про нові потреби та способи їхнього задоволення через програмну стратегію ПУІ.
- Відповідно до потреб, виявлених безпосереднім керівником та Керівниками з адміністративно-програмної діяльності, надавати технічну підтримку в реалізації інших програм.
2. Управління кадровими ресурсам.
- Відстежувати діяльність підлеглих йому/їй фахівців з реагування на надзвичайні ситуації та впроваджувати координаційні механізми в команді.
- Розробляти посадові інструкції для членів команди та затверджувати їх разом з безпосереднім керівником, брати активну участь у процесах рекрутингу (співбесіда, тестове завдання тощо) та прийнятті рішень щодо завершення трудового договору членів його/її команди.
- Проводити вступний тренінг для нових підлеглих працівників та проводити оцінку ефективності роботи членів команди.
- Організовувати тренінги для Команди з реагування на надзвичайні ситуації згідно з попередньо виявленими організаційними та навчальними потребами.
- Прагнути посилити співпрацю всередині команди, а також між його/її командою та працівниками інших відділів.
3. Сприяти розробці проєкту та забезпеченню високої якості реалізації проєкту.
- Інформувати Фахівця з логістики та закупівель про програмні потреби, враховуючи наявний бюджет, час та логістичні обмеження, а також процедури закупівлі для визначеної програми з метою подання реалістичного запиту та уникнення затримок в закупівлі.
- Брати участь в аналізі пропозицій від постачальників.
- За потреби долучатись до проведення дзвінків щодо тендерних пропозицій разом з Командою з логістичної діяльності.
- Спільно з Фахівцем з логістики та закупівель забезпечувати належне зберігання обладнання, необхідного для реалізації програми.
- Щотижня інформувати Фахівця з логістики та закупівель про потреби щодо транспортних засобів та комунікаційного обладнання, необхідні для реалізації програми.
- Спільно з менеджерами з логістики організовувати логістичні аспекти реалізації програми (поставки, дистрибуція, зберігання тощо).
- Регулярно надавати Менеджеру з адміністративної діяльності всю інформацію, необхідну для підготовки фінансового прогнозу для програми.
- Забезпечувати постійне відстеження бюджету програм(и) кожного місяця, брати участь в аналізі та виявлені розбіжностей, та пропонувати Менеджеру з адміністративної діяльності внесення змін.
4. Репрезентація.
- Проводити заходи із зовнішньої репрезентації з органами обласної/державної влади, партнерами, представниками кластерів/робочих груп тощо та налагоджувати з ними зв’язки.
- Представляти організацію на рівні місцевих організацій, міжнародних НУО, залучених в реалізацію програм з реагування на надзвичайні ситуації.
- За домовленістю з безпосереднім керівником брати участь в зустрічах щодо подальших кроків в реалізації проєкту та надавати підтримку менеджеру проєктному багатосекторному в репрезентації проведених заходів.
- Брати участь в координаційних нарадах з питань базових потреб, грошової допомоги/ваучерів та НПТ, активно відстежувати контекстуальні зміни та дотримуватись принципів.
5. Безпека людей та майна.
- Забезпечити ознайомлення Команди з реагування на надзвичайні ситуації з планом безпеки та дотримання нею безпекових правил.
- Гарантувати безпечний збір інформації на території реалізації проєктів та її надання менеджеру проєктному багатосекторному й Керівнику з адміністративно-програмної діяльності.
- Забезпечити відповідність проєктної діяльності, методології та критеріїв відбору керівним принципам та гуманітарним стандартам, а також місцевому середовищу.
6. Розвиток заходів з реагування на НС.
- Визначати нові напрямки діяльності та готувати проєктні пропозиції спільно з безпосереднім керівником.
- Підтримувати розширення програмної діяльності, визначаючи нові можливості (наприклад, ваучери на НПТ) спільно з менеджером проєктним багатосекторним та під загальним керівництвом Керівника з адміністративно-програмної діяльності.
КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ
Освіта: Диплом бакалавра у галузі соціальних наук або суміжної галузі. Спеціалізація у веденні програм з реагування на надзвичайні ситуації є перевагою.
Досвід роботи: Щонайменше 1 рік роботи в НУО. Щонайменше 6 місяців досвіду в оцінці надзвичайних ситуацій та веденні подальших кроків. Досвід в управлінні командою. Досвід у галузі управління проєктами та робота під керівництвом Менеджера проєктного багатосекторного буде перевагою.
Знання мов: Вільне володіння українською та англійською мовами.
Знання та навички: Досвід зовнішньої координації; Розуміння циклу проєктів; Досвід репрезентації; Знання донорських процедур (BHA,ECHO); Здатність незалежно виконувати свої завдання, ініціативність та відповідальність; Стресостійкість; Дипломатичність та відкритість; Комунікативні навички; Аналітичні навички; Організованість, ретельність та управління пріоритетами; Пошук рішень; Здатність інтегрувати середовище у чинні політичні, економічні, культурні та історичні аспекти.
Володіння ПК: Знання пакету Microsoft Office. Знання статистичних інструментів GIS (Map Info, Arc View, etc) та баз даних (Access або інші) є перевагою.
УМОВИ
Кандидати, які пройдуть відбір, будуть внесені до списку попередньо затверджених кандидатів для можливого розгляду на майбутні вакансії PUI.
Локація : м. Дніпро
Робочі дні: з понеділка по п'ятницю
- Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою.
- Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
- PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі.
**********************
Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.
Place of work - Dnipro
GENERAL OBJECTIVE
Deputy Project Manager Emergency is responsible for implementing the Emergency activities for direct PUI activities and indirect partner activities by monitoring project implementation, supervising the Emergency team and ensuring the logistical and administrative follow-up on the project. This role stipulates supporting the Multi Sectoral Project Manager in representation with partners, ensuring compliance with the security rules on the base and contributing to the new interventions based on identified needs.
TASKS AND DUTIES
1. Implementation and Monitoring of the RRM Program
- Follow the development of the humanitarian context and informs the Multisectorial PM on the potential interventions and scope as well as building on existing initiatives and networks.
- Support the MEAL team in preparing the tools and methodologies for data collection and monitoring of the Emergency activities, including MSNAs for Emergency activities.
- Support data collection and analysis of the Emergency activities in collaboration with the Emergency team as well as contribute to the PMT and report writing;
- Forward internal and external reports to the line manager, respecting internal validation deadlines (sitrep, Project Monitoring Tool, OFU) and external contractual deadlines (project reports/sec).
- Oversee the field interventions of the Emergency teams and guarantee their smooth running.
- Support in the drafting of Emergency Intervention SoPs. Liaise with cluster and working groups for the coordination and proper implementation of Emergency projects under the supervision of the Multisectorial PM.
- Validate the technical choices of the project and ensure that an exit strategy is in place before any intervention.
- Cooperate with support departments and external actors for the timely implementation of cash, voucher and NFI activities.
- Support the designing and planning of the Emergency Activities and inform the Multisectorial PM on the newly emerging needs and its implication on the PUI programming strategy.
- Depending on the needs identified by the line manager and the Field Coordinators, provide technical expertise of other programs as ad hoc support.
2. HR Management
- Supervise the Emergency Officers under his/her line management and establish the coordination mechanisms specific to the team.
- Define the job profiles of the members of his/her team, has them validated by the line manager and actively participate in the recruitment (interview, test, etc.). and in the decision to terminate a contract of employment of a member of his/her team.
Welcome and inform new employees working under his/her responsibility and do the appraisals of the team members.
- Organize training for the Emergency team in line with the operational needs and training needs identified.
- Strive to strengthen cohesion among the members of his/her team, and between his/her team and other teams.
3. Logistical and Administrative Monitoring of the RRM Program
- Addresses program needs to the Logistics & Procurement Officer and in accordance with available budgets, taking into account the time and logistical constraints of the mission and the procurement procedures specific to the programs in order to ensure that this demand is realistic in the light of procurement delays.
- Contribute to the analysis of supplier offers.
- Take an active part in the implementation of calls for tenders, where appropriate, in conjunction with the Logistics team.
- Ensure, in coordination with the Logistics & Procurement Officer, that the storage of the equipment specific to the program is appropriate.
- Communicate to the Logistics & Procurement Officer on a weekly basis the needs for vehicles and communication equipment for the implementation of the program.
- In coordination with the logistics manager, organize the logistics component of the program (delivery, distribution, on-site storage, etc.).
- Regularly provide the Administrative Manager with all the information necessary for the preparation of the cash forecast for the program.
- Ensure the up-to-date budget monitoring of the program(s) under his/her responsibility every month, and participate in the analysis, detect any discrepancies and propose adjustments to the Administrative Manager.
4. Representation
- Undertake external representation activities with regional/national authorities, partners, clusters/working groups etc. and ensures that good relations are maintained with each of them.
- Represent the association with local actors, partner INGOs, involved in the implementation of emergency programming.
In agreement with the line manager, participate in the project follow up meetings and supports the Multisectoral Project Manager PM in representation in relation to the activities implemented.
- Participates in coordination meetings on Basic Needs, Cash/Voucher and NFI and actively follows the context, updates and guidelines.
5. Safety of Property and Persons
- Ensure that the security plan is known to the Emergency team and that the security rules are respected.
- Contribute to the collection of safety information on the area of intervention as informed by project teams and share it with the Multisectorial PM and Field Co as relevant.
- Ensure that the project/s, methodology, selection criteria are in line with the guidelines and humanitarian standards and is compatible with the local context.
5. Development of Emergency Activities
- Define new operations and contribute to the preparation of project proposals in collaboration with the line manager.
- Support the expansion of the programming by identifying new opportunities (such as voucher for NFI) in collaboration with the Multisectorial PM and under the overall guidance of the Field Coordinator.
QUALIFICATIONS
Education Degree: Bachelor’s degree in Social Sciences of other relevant field. Specialization in the field of emergency programming is an asset
Work experience: NGO experience of 1 year minimum. Minimum 6 months experience in follow-up and emergency assessment. Experience in team management. Experience with project management and working under the overall guidance of the Multisectorial Project Manager is preferred.
Language skills: Fluent in Ukrainian and English
Knowledge & skills: External coordination experience; Management experience; Understanding of the Project Cycle; Representation experience; Knowledge of donor procedures (BHA,ECHO); Ability to work independently with initiative and responsibility; Good stress resistance; Diplomacy and openness; Good relationship and communication; Analytical skills; Organization, rigor and priority management; Strength of proposals, search for solutions; Ability to integrate the local environment into these political, economic, cultural and historical aspects.
Computer skills: Good knowledge of Microsoft Office. Knowledge of statistics, GIS (Map Info, Arc View, etc) database (Access or other) is an asset.
CONDITIONS
Short Listed candidates will be placed on a roster of pre-approved candidates for potential consideration for future PUI openings.
HOW TO APPLY:
- Interested candidates please submit your resume in English.
- The test for this position will also be in English.
- Only shortlisted candidates will be contacted.
PUI is an equal-opportunity employer that prioritizes staff safety and security. We are committed to diversity and inclusion within our workforce and encourage qualified female and male candidates of all backgrounds.
Як відгукнутися?
Щоб відгукнутися на цю вакансію, вам необхідно авторизуватися на нашому сайті. Якщо у вас ще немає облікового запису, будь ласка, зареєструйтесь.
Розмістити резюме