Менеджер з постачання/Procurement & Logistic Manager

Вступ:

У 2024 році Україна оголосила обов’язкову евакуацію через посилення обстрілів і повітряних атак російських сил на прифронтові регіони. Щоденні обстріли Харківщини, Сумщини та Донеччини призвели до значної внутрішньої міграції, а понад 15 000 цивільних у Покровську перебувають під безпосередньою загрозою. За даними ООН, понад 300 000 людей у цих регіонах потребують підтримки, але фінансові ресурси для евакуації обмежені.

Проєкт «Екстрена допомога та підтримка евакуації» від Team4UA пропонує комплексне рішення, що забезпечує безпечне транспортування і тимчасове житло для цивільних із зон ризику. Консорціум ТЕРА, створений Team4UA спільно з українськими НУО, включає «Схід SOS», як провідним асоційованим партнером, а також Благодійна організація «Координаційний центр допомоги» та «Ангели порятунку», як члени Консорціуму, координує евакуаційні зусилля з фокусом на вразливих групах населення.

Team4UA Опис:

Team4UA — українська благодійна організація, створена в березні 2022 року, з досвідом у сфері надзвичайної допомоги, відновлення та інноваційних проєктів реконструкції. Ми співпрацюємо з агентствами ООН (ВПП, ЮНІСЕФ) та міжнародними організаціями і фондами (Mercy Corps, TED). З моменту заснування Team4UA надала гуманітарну допомогу 2,3 мільйонам осіб, зокрема реалізувала такі проєкти, як будівництво школи у Львові за допомогою технології 3D-друку з бетону.

Team4UA була створена командою колишніх технологічних підприємців, які об'єднали свої навички та досвід для вирішення найважливіших довгострокових потреб України. Організація має великий досвід роботи у прифронтових регіонах та районах, що найбільше постраждали від бойових дій, зокрема поблизу кордону з Росією. Від початку повномасштабного вторгнення наша діяльність охоплює найважкодоступніші регіони, а також ті, де найбільше зосереджені внутрішньо переміщені особи або люди, що повертаються додому.

Команди Team4UA базуються у Львові, де забезпечують адміністративну та фінансову підтримку, у Києві, де знаходиться наша штаб-квартира, та у Дніпрі, де здійснюються операційна діяльність, моніторинг та оцінка проєктів.

 Загальне резюме позиції:

Під керівництвом та безпосереднім наглядом керівника операційного департаменту менеджер із закупівель відповідає за управління відділом закупівель і відіграє важливу роль у системі управління постачальниками офісу, де він/вона визначатиме та надаватиме ефективні послуги із закупівель та логістики, а також забезпечуватиме відповідність правилам та положенням TEAM4UA з метою отримання найкращого співвідношення ціни та якості. Він/вона аналізує та інтерпретує фінансові правила та положення, а також забезпечує вирішення складних питань, пов’язаних із закупівлями. Менеджер із закупівель працює у тісній співпраці з операційними, комплаєнс та проектними командами для успішного надання послуг із закупівель. 

Завдання і обов’язки :

організація та управління

• Ефективне управління закупівлями та нагляд за командою: Забезпечення належного планування, впровадження, контролю та моніторингу закупівельної діяльності в рамках організації. Координація роботи команди закупівельників із фокусом на якість та ефективність.
• Розробка та реалізація операційних стратегій: Впровадження операційних стратегій, спрямованих на:
  • Дотримання політик, правил і процедур TEAM4UA у всій закупівельній діяльності.
  • Встановлення надійного внутрішнього контролю та ефективної системи управління закупівлями.
  • Надання технічних консультацій проектній команді щодо підготовки документації, моніторингу й управління закупівлями.
• Управління закупівельними процесами:
  • Оцінка пропозицій, підготовка рекомендацій щодо фіналізації тендерів та укладання контрактів.
  • Координація постачання та доставки закуплених товарів і обладнання.
  • Проведення аналізу бізнес-процесів у закупівлях, виявлення та усунення недоліків.
• Підтримка команди та розвиток потенціалу:
  • Нагляд за персоналом підрозділу, надання рекомендацій, конструктивного зворотного зв’язку та забезпечення високої якості роботи.
  • Підтримка професійного розвитку національного спеціаліста із закупівель.
  • Сприяння обміну інформацією всередині підрозділу та між іншими департаментами.
• Контроль за логістикою та управління ризиками:
  • Координація організації відвантаження та доставки товарів.
  • Представництво організації серед партнерів, органів влади, логістичних кластерів та інших зацікавлених сторін.
  • Нагляд за ризиками у всіх закупівельних та логістичних процесах.
• Звітування та контроль якості:
  • Підготовка регулярних звітів про закупівлі для вищого керівництва.
  • Встановлення системи моніторингу закупівель і механізмів виправлення недоліків.
• Додаткові завдання: Виконання інших обов’язків, поставлених керівником операційного департаменту. 

Вимоги до кандидата:

• Освіта: Вища освіта у сфері логістики, економіки чи суміжних напрямів, або еквівалентна кваліфікація.
  
  
• Досвід:Щонайменше 3-4 роки досвіду розробки логістичних стратегій та систем, зокрема на керівних посадах. Досвід роботи в логістиці в неурядових організаціях.
  
  
• Знання законодавства: Добре розуміння чинного українського законодавства.
  
  
• Навички в кризових ситуаціях: Впевнене розуміння специфіки роботи в умовах складних надзвичайних ситуацій, включно з безпековими викликами та заходами реагування.
  
  
• Організаційні здібності:Уважність до деталей, дотримання процедур і вчасне виконання завдань. Вміння самостійно вирішувати проблеми та ефективно співпрацювати з командою.
  
  
• Знання вимог донорів: Практичний досвід роботи з нормативними документами донорів, таких як USAID, EС, FCDO, UHF тощо.
  
  
• Лідерські навички: Сильні компетенції в управлінні персоналом.
  
  
• Комунікація та представництво:Відмінні навички ведення переговорів і представництва. Сильні усні та письмові комунікативні здібності. 
• Технічні навички: Впевнене володіння MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). 
• Мовна компетентність:Відмінне володіння українською мовою (усне та письмове). Гарний рівень володіння англійською мовою (усне та письмове).
  
  
• Міжнародна співпраця: Здатність ефективно працювати з розподіленою командою в умовах чутливого середовища.
  
  Умови роботи:
  
  
• Ми пропонуємо роботу в молодій, амбітній команді, яка активно розвивається та має чітке бачення своєї місії.
  
  
• Ми пропонуємо офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України, яке включає всі необхідні соціальні гарантії та пільги, соціальний пакет, що включає медичне страхування та мобільний зв’язок.
  
  
• Графік роботи: Пн-Пт з 9:00 до 18:00/10:00—19:00 Ми цінуємо баланс між роботою та особистим життям і надаємо стабільний графік роботи.
  
  
• Наша організація надає можливості для кар'єрного та професійного зростання. Ви зможете розвивати свої навички та досягати нових професійних висот.
  
  
• Наш офіс зручно розташований у центрі Києва, що забезпечить Вам комфортні умови праці та легкий доступ до основних транспортних магістралей. А також є можливість віддаленої роботи (за попереднім погодженням).
  
  
• Контракт: до 29 серпня 2025 року (в зв’язку з закінченням проєкту) з можливістю продовження за наявності нових.

Різноманіття, рівність і інклюзія
Досягнення нашої місії починається з формування команди та принципів нашої співпраці. Ми прагнемо збагачувати організацію за рахунок залучення людей із різним походженням, переконаннями, досвідом та способами мислення. Такий підхід дозволяє нам краще використовувати колективну силу наших команд для вирішення найскладніших викликів, з якими стикається Україна. Ми створюємо культуру довіри та поваги, де кожен може висловлювати свої погляди, залишатися собою, розкривати свій потенціал і спільно досягати найкращих результатів. Ми визнаємо, що розмаїття та інклюзія — це безперервний процес, тому ми прагнемо вчитися, слухати та змінюватися, щоб стати більш різноманітними, справедливими та інклюзивними, ніж будь-коли раніше.

Рівні можливості працевлаштування
Team4UA є роботодавцем, який надає рівні можливості для всіх та не допускає дискримінації на будь-якому ґрунті. Ми активно шукаємо кандидатів із різним досвідом, поглядами та навичками, щоб ставати сильнішими як організація та мати сталий глобальний вплив. Ми гарантуємо атмосферу поваги та психологічної безпеки, де всі співробітники мають рівні можливості. Ми категорично не приймаємо дискримінацію за расою, кольором шкіри, гендерною ідентичністю, гендерним вираженням, релігійними переконаннями, віком, сексуальною орієнтацією, національним чи етнічним походженням, інвалідністю (включно з ВІЛ/СНІД статусом), сімейним станом, статусом військового ветерана чи будь-якою іншою ознакою, захищеною законом.

Захист та етика
Team4UA прагне забезпечити, щоб усі, з ким ми взаємодіємо у своїй роботі, будь то члени команди, представники громади, учасники програм чи інші особи, ставилися з повагою та гідністю. Ми дотримуємося основних принципів запобігання сексуальній експлуатації та насильству і не терпимо жодних проявів насильства над дітьми, сексуальної експлуатації, домагань або зловживань серед членів нашої команди.

Для створення безпечного та інклюзивного робочого середовища всі співробітники зобов’язані дотримуватись професійної поведінки, поважати закони України та дотримуватись Кодексу поведінки, політик та цінностей Team4UA. Усі нові співробітники повинні пройти обов’язкові навчальні курси з основ захисту через платформу AGORA. Ми очікуємо, що кожен співробітник сприятиме забезпеченню підзвітності перед учасниками програм, партнерами з громад, іншими зацікавленими сторонами, а також перед міжнародними стандартами гуманітарної допомоги та розвитку.