Адміністративний менеджер

Український благодійний фонд «Голоси дітей» оголошує конкурс на посаду Адміністративного менеджера.

Благодійний фонд «Голоси дітей» — це український фонд, який виріс з волонтерської ініціативи у 2015 році на Сході України. Наша місія — надихати й підтримувати дітей, створювати умови, щоб голос дітей був почутий, підтримувати їхню стійкість в умовах війни. Фонд реалізує свою місію і має на меті стати ефективною, стійкою й впізнаваною інституцією у сфері підтримки дітей.

Вимоги

• Досвід роботи на посаді адміністративного менеджера або посадах зі схожим функціоналом, зокрема в роботі з підрядниками та контрагентами.
• Знання основ ведення документації та документообігу, досвід роботи з документами
• Вміння організовувати і контролювати документообіг, дотримуватися вимог щодо зберігання та обробки документів.
• Високі організаційні та комунікаційні навички, здатність ефективно працювати з різними контрагентами.
• Уважність до деталей і здатність до вирішення проблем, що виникають у процесі роботи з підрядниками.
• Вміння працювати в умовах дедлайнів, відповідальність, самостійність.
• Можливість працювати безпосередньо на місці в дитячих таборах (одна із активностей Фонду) під час їх проведення (Карпати) та готовність до короткострокових оплачуваних відряджень для адміністративної підготовки табірних змін

Обов’язки

• Керування адміністративними процесами в рамках програмної діяльності Фонду
• Взаємодія з підрядниками та контрагентами для організації закупівель ТМЦ, послуг та робіт
• Збір, обробка та зберігання документів (договори, акти виконаних робіт, рахунки, акти здачі-приймання, батьківські згоди тощо)
• Координація процесів підписання документів та забезпечення їх своєчасної обробки і передачі до відповідних структурних підрозділів Фонду
• Перевірка та контроль правильності оформлення документів
• Організація комунікації між Фондом та контрагентами, ведення комунікації з батьками дітей, які отримують послуги від Фонду, та збір документів від них
• Підготовка звітності для внутрішнього контролю та фінансового моніторингу
• Контроль за виконанням термінів і умов договорів, в тому числі перевірка виконання умов і якість наданих послуг

Буде плюсом

• Знання англійської мови на рівні B1+ буде перевагою.
• Досвід роботи у неурядовому секторі та гуманітарних організаціях буде перевагою