Pharmacy Supervisor / Старший фахівець з питань фармацевтики

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Kyiv

GENERAL OBJECTIVE

Pharmacy Supervisor shall ensure the overall functioning of the PUI Pharmacies at central, base and project level, securing an adequate and timely supply of quality health consumables, equipment and medicines to the projects.   

The Pharmacy Supervisor will be responsible for giving technical support to the pharmacy teams at field level and building capacity to respect PUI procedures. The Mission Pharmacist must ensure proper pharmaceutical management (procurement, storage, distribution, inventory, consumption, and data management) for the entire mission, both at the coordination level and at operational bases and supported health structures.  

The Pharmacy Supervisor will work closely with the logistics team to ensure the supply chain health consumables, equipment and medicines in a timely, reliable and well documented way at all levels.

TASKS AND DUTIES

1.   Pharmaceutical Management: 

1.1   Pharmacy Supervisor is in charge of monitoring all pharmaceutical matters regarding stock and supply across the Mission, in collaboration with the Central Pharmacists (supervised by the Mission Pharmacist), with the Pharmacist of the outsourced Pharmaceutical Warehouse (supervised externally by the outsourced Pharmaceutical Warehouse, and the Field Pharmacists (supervised by the Project Managers).

1.2   Pharmacy Supervisor shall ensure that the items in stock are on good standards of humidity, safety and temperature, acting when the indicators are not adequate or when there is shortage or overstock;

2.   Procurement

2.1    Pharmacy Supervisor is in charge of the Medical Procurement Process from the Programs’ perspective. With the support of the Health Coordinator and Deputy, Project Managers and other field positions, the Pharmacy Supervisor shall prepare the needs assessment, proposal’s budget, procurements request and choose the items from the market, in collaboration with the logistics and projects;

3.Training:

3.1   Pharmacy Supervisor shall work towards the development of the mission and his team, by developing presentations and trainings from  scratch or based on available models, prepare a timeline for delivering it and collect feedback for continuous improvement;

4.   Data Analysis, Collection and Treatment:

4.1   Analyze the data to optimize the management of health consumables, equipment and medicines (needs assessment, purchase, control, supply, cold chain, expiry dates, overstock/shortage etc.);

4.2   Contribute technically to the writing of donors’ reports and proposals specifically for information on pharmacy;

4.3   Have technical oversight on data collection (in/out, consumption) of bases and health facilities and ensure accurate data entry into the pharmacy management software (currently tools on excel/SagaStock);

4.4   With the Health Coordinator improve the loan/return policies and donation of drugs and medical items;

Work in collaboration with the medical department to check, in relation to epidemiological data, the status of stocks and the consumptions and assess the appropriateness of prescriptions;

5. Mission Strategy:

5.1   Conduct regular assessment visits and support Central Pharmacist field visits, in order to ensure proper management of drugs at both base pharmacies as well as health facilities;

6. Development of policies;

6.1   Provide training and technical support to the pharmacists and staff in charge of pharmacies on: Stock management, rational use of medicines, substitution and therapy options, and analysis of consumption of health facilities;

6.2   Provide technical support to staff in charge of pharmacies in health facilities supported by PUI: implementation tools, ad hoc training;

7. Reporting and Representation:

7.1   Ensure the appropriate filing of documentation and archives;

7.2   Maintain and share an annual PUI pharmacy activity planning;

7.3   Participate in base coordination meetings; Participate in external meetings related to pharmacy and PUI projects (Health Cluster, etc.)

7.4   Participate in health team meetings;

Share monthly copies of all relevant data including AMC, stock reports, with the Health Coordinator HQ pharmacist and HQ health advisor;

7.5 Write a monthly activity report to be transmitted to Situation Report;

8.   Stocks Management:

8.1 Conduct pharmacy assessment of the Pharmacies, focusing on: Stock movements both computerized and physical, anticipation and management of expired drugs, organization of the stock for project requirements (according with donors);

8.2   Develop of pharmaceutical SOP and tools for stock management of the base pharmacies and health facilities, in collaboration with project managers;

8.3   Support the implementation, the understanding and application of procedures and tools used at base level and health facilities supported.

8.4   Supervision of pharmacovigilance including the review of report concerning the quality of a drug in accordance with PUI pharmaceutical management procedures;

8.5   Supervise the stock management of particular pharmacies (first aid kits, etc). Inform the Health Coordinator in case of irrational consumption or any misuse of pharmacy items;

8.6   Technical oversights on adaptation of SOP to meet the national legislation, in particular for narcotic and psychoactive medicines, ensure quality and safety.

9. Staff Management:

9.1   Conduct the appraisal of the Central Pharmacist 

Develop an Annual Planning for the activities of the Central Pharmacist;

9.2   Support the Project Manager to conduct technical aspects of Pharmacists appraisals at project level;

10. Supply Management:

10.1 Ensure in collaboration with the logistics department, procedures with the local health and administrative authorities to obtain import licenses and taxes exemption.

10.2   Participate in the technical inspection of local suppliers where appropriate;

10.3   Place orders in collaboration with the Health Coordinator and monitor the purchase orders sent to HQ in collaboration with the Logistics Coordinator;

10.4   Work with logistics and medical departments of all the Bases for the purchase of consumables, equipment and medicines, in accordance with PUI and donors procedures;

11. Technical Support:

11.1 Draw up in collaboration with Project Managers the Job Descriptions of the members of the pharmacy team and play an active role in recruitment;

11.2 Strengthen the capacity of health facility teams so that they can assume duties independently and can be critical in terms of consumption;

11.3 Support, in collaboration with Field Coordinator/ Health Coordinator/ Logistic coordinator, the settlement of new warehouse when needed, including settlement of appropriate management tools, human resources and training implementation and follow up.

QUALIFICATIONS:

Education/ Degree: Pharmaceutical Sciences/ Pharmacy Degree.

Work experience: 

• Experience with Internally Displace People, past positions in humanitarian NGOs based in Ukraine, volunteering on humanitarian activities and projects;
• Attendance to international conferences outside Ukraine, exchange in a different country, participation on NGOs (humanitarian, pharmaceutical, student, etc.);
• Technical: Previous position in pharmaceutical management, such as community pharmacy, primary health care center, health and/or pharmaceutical supplier, pharmaceutical industry logistics;

Language Skills: Fluent in Ukrainian and upper intermediate (B2 according to the Common European Framework of Reference for Languages) level in English (speaking/reading/writing).

Knowledge & skills: 

• Communication Skills: Fluent reading, speaking and writing in English for all the platforms in the mission and with partners;
• Project Management: Skillful on planning, executing, documenting, monitoring and controlling the different steps of the pharmaceutical tasks;
• Training Skills: Proficient on preparing and delivering presentations for staff from different departments using black/white board, flipchart, paper and PowerPoint, regarding planning, reports and training;

Computer skills: 

• Excellent knowledge of Microsoft Office (with focus on Excel, Power Point and Word). 

CONDITIONS

Place of Work: Kyiv

HOW TO APPLY:

• Interested candidates please submit your resume  in English.
• The test for this position will also be in English. 
• Only shortlisted candidates will be contacted. 
  
  
  **********************************************************************************
  
  
  Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.
  
  
  МЕТА
  Старший фахівець з питань фармацевтики (далі за текстом – старший фахівець) забезпечує загальне функціонування фармацевтичних складів ПУІ на рівнях координації, баз та проєктів, гарантуючи адекватне та своєчасне постачання якісних медичних витратних матеріалів, обладнання та лікарських засобів для проєктів.  
   
  Старший фахівець відповідатиме за надання технічної підтримки фармацевтичним командам на базах та збільшення спроможностей для дотримання процедур ПУІ. Старший фахівець повинен забезпечити належне фармацевтичне управління (закупівля, зберігання, розподіл, інвентаризація, споживання та управління даними) для всієї місії – і на рівні координації, і на операційних базах, а також в медичних структурах, які підтримує організація.
   
  Старший фахівець тісно співпрацюватиме з командою логістики, щоб забезпечити своєчасне, надійне і задокументоване постачання медичних витратних матеріалів, обладнання та медикаментів на всіх рівнях ланцюга постачання.
  
  
  ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ
  1.  Управління фармацевтичною діяльністю: 

  1.1 Старший фахівець відповідає за моніторинг усіх фармацевтичних заходів, що стосуються запасів і постачання в місії, співпрацюючи з фахівцями з питань фармацевтики на координаційному рівні (вони підпорядковуються старшому фахівцю), з фармацевтом аутсорсингового фармацевтичного складу (під зовнішнім наглядом аутсорсингового фармацевтичного складу) і фахівцями з питань фармацевтики баз (під керівництвом менеджерів проєктів). 

  1.2 Менеджер забезпечує дотримання належних стандартів вологості, безпеки та температури товарів на складі, вживаючи заходів у разі невідповідності цих показників, а також у разі нестачі або надлишку товарів;

   
  
  

  2.  Закупівлі

  2.1 Старший фахівець відповідає за процес медичних закупівель згідно з програмними вимогами. За підтримки керівника з питань охорони здоров'я та його заступника, менеджерів проєктів та інших працівників на місцях, старший фахівець готує оцінку потреб, бюджет пропозиції, запит на закупівлю та обирає товари на ринку у співпраці з відділом логістики та проєктними відділами;

   
  
  

  3. Навчання:

  3.1 Старший фахівець повинен працювати над розвитком місії та своєї команди, розробляючи презентації та тренінги з нуля або на основі наявних моделей, готувати графік їх проведення та збирати зворотний зв'язок для постійного вдосконалення;

   
  
  

  4.  Аналіз, збір та обробка даних:

  4.1 Аналізувати дані для оптимізації управління медичними витратними матеріалами, обладнанням та лікарськими засобами (оцінка потреб, закупівля, контроль, постачання, холодовий ланцюг, терміни придатності, надлишок/недостача тощо);

  4.2 Технічно сприяти написанню донорських звітів та пропозицій, зокрема, щодо інформації про фармацевтику;

  4.3 Здійснювати технічний нагляд за збором даних (вхідних/вихідних, споживання) на базах і в медичних закладах та забезпечувати точне введення даних в програмне забезпечення для управління фармацевтикою (в даний час інструменти на Excel/SagaStock);

  4.4 Спільно з керівником з питань охорони здоров'я вдосконалювати політику позики/повернення та донації ліків і медичних одиниць;

  Працювати у співпраці з відділом з питань охорони здоров’я над перевіркою статусу запасів і споживання в контексті епідеміологічних даних, а також над оцінкою доцільності виписування рецептів;

   
  
  

  5. Стратегія місії:

  5.1 Проводити регулярні візити для оцінки та підтримувати виїзди фахівця з питань фармацевтики на координаційному рівні на місця з метою забезпечення належного управління лікарськими засобами і на базах, і в закладах охорони здоров'я;

   
  
  

  6. Розробка політики;

  6.1 Проводити навчання та надавати технічну підтримку фахівцям з питань фармацевтики та персоналу, відповідальному за фармацевтику, щодо: управління запасами, раціонального використання лікарських засобів, варіантів замін та терапії, аналізу споживання ліків у медичних закладах;

  6.2 Надавати технічну підтримку працівникам, які відповідають за фармацевтику у закладах охорони здоров'я, які підтримує ПУІ: інструменти впровадження, ситуативні тренінги;

   
  
  

  7. Звітність та представництво:

  7.1 Забезпечувати належне зберігання документації та архівів;

  7.2 Вести та розповсюджувати річний план фармацевтичної діяльності ПУІ;

  7.3 Брати участь у координаційних нарадах баз; брати участь у зовнішніх зустрічах, пов'язаних з фармацевтикою та проєктами ПУІ (від Кластеру охорони здоров'я тощо);

  7.4 Брати участь у зустрічах команди з питань охорони здоров'я;

  Щомісяця надавати фармацевту штаб-квартири, керівнику з питань охорони здоров'я та раднику з питань охорони здоров'я штаб-квартири копії всіх необхідних даних, у тому числі інформації про середньомісячне споживання, звітів про запаси;

  7.5 Розробляти щомісячний звіт про діяльність, який передається до Ситуаційного звіту;

   

  8.  Управління запасами:

  8.1 Проводити оцінку роботи фармацевтичних відділів, зосереджуючи увагу на: цифрових та фізичних змінах запасів, прогнозуванні та управлінні простроченими препаратами, організації запасів для потреб проєкту (відповідно до вимог донорів);

  8.2 Розробляти фармацевтичні СОПи та інструменти для управління запасами фармацевтичних віддлів баз та медичних закладів, співпрацюючи з менеджерами проєкту;

  8.3 Підтримувати впровадження, розуміння та застосування процедур та інструментів, що використовуються на рівні баз та в медичних закладах, яким надається підтримка.

  8.4 Керувати процесом фармаконагляду, включно з розглядом звітів щодо якості лікарських засобів відповідно до процедур фармацевтичного управління ПУІ;

  8.5 Керувати управлінням запасами конкретних фармацевтичних одиниць (аптечки першої допомоги тощо). Інформувати керівника з питань охорони здоров'я у разі нераціонального споживання або будь-якого нецільового використання фармацевтичних товарів;

  8.6 Здійснювати технічний нагляд за адаптацією СОПів до національного законодавства, зокрема для наркотичних та психоактивних лікарських засобів, забезпечувати якість та безпеку.

   
  
  

  9. Управління персоналом:

  9.1 Проводити оцінку роботи фахівця з питань фармацевтики на координаційному рівні;

  Розробляти річний план діяльності фахівця з питань фармацевтики на координаційному рівні;

  9.2 Підтримувати менеджера проєкту у технічних аспектах оцінки роботи фахівців з питань фармацевтики на рівні проєкту;

   
  
  

  10. Управління постачанням:

  10.1 У співпраці з відділом логістики, виконувати процедури з місцевими органами охорони здоров'я та адміністративними органами для отримання ліцензій на імпорт та звільнення від сплати податків.

  10.2 Брати участь у технічній перевірці місцевих постачальників, де це доречно;

  10.3 Розміщувати замовлення у співпраці з керівником з питань охорони здоров'я та здійснювати моніторинг замовлень на закупівлю, надісланих до штаб-квартири, у співпраці з керівником з питань логістики;

  10.4 Співпрацювати з логістичним відділом та відділом з питань  охорони здоров’я всіх баз для закупівлі витратних матеріалів, обладнання та медикаментів відповідно до процедур ПУІ та донорів;

   
  
  

  11. Технічна підтримка:

  11.1 У співпраці з менеджерами проєкту, складати посадові інструкції для членів команди з питань фармацевтики та брати активну участь у підборі персоналу;

  11.2 Збільшувати спроможності команд медичних закладів, щоб вони могли самостійно виконувати свої обов'язки та критично управляти споживанням ліків

  11.3 У співпраці з керівником з адміністративно-програмної діяльності / керівником з питань охорони здоров'я / керівником з логістики, підтримувати облаштування нового складу, коли це необхідно, включно з визначенням відповідних інструментів управління, кадрових ресурсів, проведенням навчання та контролем впровадження нових знань.
  
  
  КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ
  Освіта: диплом про вищу освіту за фахом фармацевтичні науки / фармацевтика.

  Досвід роботи: 

  • Досвід роботи з внутрішньо переміщеними особами, попередні посади в гуманітарних НУО в Україні, волонтерство в гуманітарній діяльності та проєктах;
  • Відвідування міжнародних конференцій за межами України, обмін в іншій країні, участь у роботі громадських організацій (гуманітарних, фармацевтичних, студентських тощо);
  • Технічний: досвід роботи у фармацевтичному менеджменті, наприклад, у аптеці, центрі первинної медико-санітарної допомоги, у ролі медичного та/або фармацевтичного постачальника, у сфері логістики фармацевтичної промисловості;
  •  

  Мовні навички: вільне володіння українською мовою та англійською мовою (говоріння/ читання/ письмо) на рівні вище середнього (В2 відповідно до Загальноєвропейських рекомендацій з мовної освіти).

  Знання та навички: 

  • Комунікативні навички: вільне читання, говоріння та письмо англійською мовою на всіх платформах місії та з партнерами;
  • Управління проєктами: вміння планувати, виконувати, документувати, моніторити та контролювати різні етапи виконання фармацевтичних завдань;
  • Навички навчання: досвід у підготовці та проведенні презентацій для співробітників різних відділів з використанням чорно/білої дошки, фліпчарту, та PowerPoint та на папері щодо планування, звітів і тренінгів.
  •  
  
  

  Навички роботи з комп'ютером: Відмінне знання Microsoft Office (з акцентом на Excel, Power Point та Word).
  
  
  УМОВИ
  Локація : м. Київ
  Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

  • Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською мовою. 
  • Тест та інтерв'ю буде також виключно англійською мовою.
  • PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі