Діловод-архіваріус

Компанія FTP (провідний логістичний 3pl оператор) розширює команду юридичного відділу, запрошуємо до співпраці діловода-архіваріуса.  Наявність досвіду ведення документообігу буде перевагою, але компанія активно розглядає співпрацю з кандидатами без досвіду роботи. 

Основні обов’язки:

Обробка вхідної та вихідної документації:

• Прийом кореспонденції від офіс-менеджера та подальша її обробка.
• Направлення документів за відповідністю підрозділам або відповідальним особам.
• Забезпечення збереження оригіналів документів.  

Ведення документообігу:

• Контроль за рухом документів, що потребують виконання у межах організації після прийняття від офіс-менеджера.
• Координація з підрозділами щодо виконання завдань, пов’язаних із документами.

Організація зберігання документів:

• Систематизація та архівація оригіналів документів.
• Забезпечення збереження документів відповідно до нормативних вимог.
• Підготовка документів для передачі до архіву.
• Контроль за поверненням підписаних екземплярів документів від контрагентів.

Підготовка та оформлення документів:

• Підготовка службових записок, довідок, звітів за дорученням.
• Забезпечення правильного оформлення документів відповідно до вимог діловодства. 

Ведення реєстрів та обліку:

• Ведення обліку сканованих документів та їх оригіналів.
• Оновлення та ведення журналів обліку відповідно до внутрішніх процедур.

Контроль термінів виконання: 

• Нагадування відповідальним працівникам про строки виконання завдань, пов’язаних із направленими на їх адресу документами. 

Взаємодія з офіс-менеджером: 

• Узгодження питань, пов’язаних з прийманням і відправленням кореспонденції. 
• Організація обміну інформацією між офіс-менеджером та підрозділами. 
• Виконання інших доручень керівництва,пов’язаних з документообігом і діловодством.

Ключові особисті якості:

• Уважність до деталей
• Високий рівень комунікативних навичок та емоційного інтелекту
• Організованість, вміння ефективно планувати робочий процес
• Вміння працювати в умовах багатозадачності
• Проактивність, ініціативність та орієнтація на результат
• Відповідальність
• Старанність та доброзичливість

Рівень навичок щодо користуванням спеціалізованим програмним забезпеченням:

• Word, Excel
• Google документи

Переваги роботи з нами:

• Ми зацікавлені у професійному розвитку наших співробітників та всіляко заохочуємо колектив до регулярного навчання.
• Забезпечуємо сучасними ІТ інструментами та надаємо комфортне робоче місце. 
• Сприяємо кар'єрному розвитку та реалізації набутого досвіду.
• Приймаємо участь у профільних виставках та конференціях.
• У нас Ви знайдете професійний та згуртований колектив, щиру та доброзичливу атмосферу в команді, досвідчених та відкритих до співпраці колег, підтримку на всіх етапах роботи. 
• В нашій команді, значна частина співробітників, які почали свою кар'єру ще студентами 3-4 курсів та на сьогоднішній день досягли великих результатів в кар'єрному розвитку та самореалізації, як фахівці в сферах продажу логістичних послуг, організації перевезень, зовнішньоекономічної діяльності, митної справи, юридичного та фінансового напрямків.

Умови роботи:

• Повна зайнятість 
• Локація: м. Київ вулиця Юрія Іллєнка 83А 
• Графік роботи: з Понеділка по П’ятницю, з 9:00 до 18:00
• Обідня перерва триває 1 годину. Час обіду ви можете обрати самостійно, коли вам зручно, а саме з 12:00 до 14:30
• Затишний та комфортний офіс, неподалік ст. метро Дорогожичі або Лук’янівська

Якщо бажаєте прискорити нашу зустріч та спланувати дату і час співбесіди, зв’яжіться зі мною через месенджери:

Дарія тел.:+380 67 453 99 34 (viber/ telegram)

Будь ласка, відправляючи відгук на вакансію, зазначте фінансові очікування в резюме або в супровідному листі. 

Відправляючи резюме, Ви даєте згоду на обробку персональних даних компанією ФТП у рамках чинного законодавства України.