Тревел координатор

Компанія EBS для свого клієнта шукає Тревел координатора, з рівнем англійської мови Advanced.

Обов'язки:

• Організація внутрішніх та міжнародних поїздок (авіа, залізниця, автобус, трансфери).
• Бронювання готелів, конференц-залів та пов’язаних послуг.
• Координація візових питань, робочих дозволів та іншої подорожньої документації.
• Забезпечення оптимальних і безпечних маршрутів, відповідних графікам проєктів.
• Отримання комерційних пропозицій від постачальників і туристичних агенцій.
• Відстеження витрат на подорожі, звірка інвойсів, правильний розподіл витрат за бюджетними кодами.
• Забезпечення дотримання правил донорів і внутрішніх політик щодо витрат на подорожі.
• Координація з відділом безпеки для перевірки перевізників, маршрутів і житла.
• Моніторинг актуальних рекомендацій щодо безпеки подорожей, внесення змін у плани за потреби.
• Ознайомлення подорожуючих із процедурами безпеки, страховим покриттям та екстреними контактами.
• Надання чітких інструкцій і розкладів подорожей співробітникам.
• Оперативне реагування на зміни, скасування чи термінові запити на подорожі.
• Підтримка системи відстеження подорожуючих у режимі реального часу.
• Управління відносинами з постачальниками транспортних і готельних послуг.

• Переговори щодо цін і умов обслуговування, оцінка якості послуг постачальників.

Спеціальні знання, уміння і навички:

• Досвід роботи в НУО, міжнародних організаціях або корпоративних відділах подорожей.
• Знання вимог донорів (USAID, UN, EU тощо) щодо подорожей.
• Вміння працювати в умовах стислих термінів і змінних обставин.
• Дотримання конфіденційності щодо персональних даних мандрівників.
• Англійська - на рівні Advanced
• Впевнений користувач сучасних офісних інструментів.

Вимоги до кандидата:

• Освіта - вища.
• Досвід роботи (у тому числі на даній посаді) - 3-5 років.
• Досвід бронювання міжнародних подорожей та оформлення віз.
• Відмінні організаційні здібності та увага до деталей.
• Відмінні письмові та усні навички комунікації українською та англійською.
• Знання Microsoft Office та платформ для бронювання подорожей.

Особисті якості: 

• Відмінні організаційні здібності та уважність до деталей.
• Сильні комунікативні навички українською та англійською мовами.
• Здатність працювати під тиском і в умовах стислих термінів.
• Гнучкість і вміння швидко адаптуватися до змін.
• Високий рівень відповідальності та надійності.
• Проактивний підхід до вирішення проблем.
• Дотримання конфіденційності та коректне поводження з персональними даними.

Умови:

• підпорядкування - Regional Operation Manager / Logistics Manager
• відрядження - можливі поїздки Україною; іноді ранкові, вечірні або вихідні години роботи під час пікових періодів подорожей; чергування у разі термінових змін.
• Офісний формат роботи.
• Офіційне працевлаштування.
• Випробувальний термін - 3 місяці .
• Вилка окладу - до 80 000 грн на руки (в гросс 2500 долл).
• Тривалість щорічної відпустки - 24 календарних дні.
• Можливості розвитку у міжнародному середовищі.
• Медичне страхування.
• Сучасний та комфортний офіс біля станції метро.
• Можливість бронювання для чоловіків.