HR Officer

Position Title: HR Officer
Reports to: Executive Director
Location: Kyiv, Ukraine / Kharkiv, Ukraine

About UCHP

The Ukrainian Center for Humanitarian Protection (UCHP) is a neutral, non-governmental, and independent organization based in Ukraine. UCHP implements humanitarian and mine action activities aimed at reducing the social, economic, and environmental impact of landmines and explosive remnants of war (ERW).

Roles and Responsibilities

The HR Officer is responsible for all human resources and administrative matters within UCHP, including but not limited to:

• Recruitment of national staff.
• Maintenance of personnel records in line with Ukrainian legal requirements and accounting systems.
• Preparation of internal personnel documents in compliance with Ukrainian legislation.
• Monitoring Ukrainian labour and HR legislation to ensure compliance.
• Liaising with Ukrainian tax authorities on inquiries, audits, or inspections.
• Supporting external audits and facilitating the review of HR and personnel-related documentation.
• Preparing and submitting HR-related documentation for internal reporting.
• Overseeing processes related to personnel documentation and HR management.
• Preparing and processing Ukrainian HR documentation as required.
• Military reporting.
• Liaising with Ukrainian state institutions and subcontractors on various issues, including:
  • Amendments to UCHP state registration
  • Changes of signatories in banks
  • Residency and work permits for international staff
  • Humanitarian aid receipt and customs clearance
• Ensuring confidentiality of all HR files and sensitive documentation (e.g. contracts, budgets).
• Performing other related duties as assigned by the Executive Director.

Mandatory Competencies

• Minimum of 4 years’ work experience in personnel administration, preferably with experience in a charity fund or similar organization.
• Strong knowledge of Ukrainian HR legislation.
• Fluency in Ukrainian (written and spoken).
• Solid skills in MS Office applications.

Preferred Competencies

• Good knowledge of English.
• Experience working with NGOs (INGOs). 
• Proficiency in 1C 8, M.E.Doc, Сота.

General Conditions

• Act in line with UCHP’s core values, including honesty, impartiality, and neutrality.
• Contribute to UCHP’s organizational and program objectives.
• Adhere to all UCHP policies and procedures.
• Participate in training and capacity-building activities as required.
• Work in a culturally sensitive manner and within local legal frameworks.
• Carry out other duties relevant to the post as requested.

This position is based in Kyiv / Kharkiv, Ukraine, with occasional travel to other UCHP program locations as required. We are ready to consider candidates from other cities who are ready to relocate.

Start date: As soon as possible.

Interested candidates should submit the following documents:

• CV, including salary expectations.
• Contact details of two professional references (telephone number and email).

Applications will be reviewed on a rolling basis.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Назва посади: HR Officer
Підпорядковується: Виконавчому директору
Локація: Київ, Україна / Харків, Україна

Про УЦГЗ

Український центр гуманітарного захисту (УЦГЗ) — нейтральна, неурядова та незалежна громадська організація, що зареєстрована в Україні. УЦГЗ реалізує гуманітарні та протимінні заходи, спрямовані на зменшення соціального, економічного та екологічного впливу мін і вибухонебезпечних залишків війни (ВЗВ).

Обов’язки та відповідальність

HR Officer відповідає за всі кадрові та адміністративні питання в УЦГЗ, зокрема, але не обмежуючись:

• Найм національного персоналу.
• Ведення кадрових записів відповідно до вимог українського законодавства та систем бухгалтерського обліку.
• Підготовка внутрішніх кадрових документів відповідно до законодавства України.
• Моніторинг трудового законодавства та забезпечення його дотримання.
• Взаємодія з податковими органами України щодо запитів, перевірок або інспекцій.
• Підтримка зовнішніх аудитів і надання необхідної кадрової документації.
• Підготовка та подання кадрової документації для внутрішньої звітності.
• Організація та контроль процесів кадрового діловодства та управління персоналом.
• Підготовка та обробка української кадрової документації за потреби.
• Ведення військової звітності.
• Взаємодія з державними органами та підрядниками, зокрема з питань:
  • внесення змін до державної реєстрації УЦГЗ;
  • зміна підписантів у банках;
  • отримання посвідки на проживання та дозволів на роботу для міжнародного персоналу;
  • оотримання та митного оформлення гуманітарної допомоги.
• Забезпечення конфіденційності кадрових справ та іншої чутливої документації (контрактів, бюджетів тощо).
• Виконання інших завдань за дорученням Виконавчого директора.

Обов’язкові компетенції

• Мінімум 4 роки досвіду роботи в сфері кадрового адміністрування, бажано в благодійному фонді чи подібній організації.
• Глибокі знання українського трудового законодавства.
• Вільне володіння українською мовою (усною та письмовою).
• Впевнене володіння програмами MS Office.

Бажані компетенції

• Добре знання англійської мови.
• Досвід роботи в громадських (міжнародних) організаціях.
• Навички роботи в 1С 8, M.E.Doc, Сота.

Загальні умови

• Діяти відповідно до цінностей УЦГЗ: чесність, неупередженість, нейтральність.
• Сприяти реалізації організаційних та програмних цілей УЦГЗ.
• Дотримуватись внутрішніх політик і процедур.
• Брати участь у навчальних заходах за потреби.
• Працювати з урахуванням культурної чутливості та в межах законодавства України.
• Виконувати інші завдання, пов’язані з посадою.

Місце роботи: Київ або Харків, Україна (з можливими відрядженнями в інші програмні локації УЦГЗ). Готові розглянути кандидатів з інших міст, як готові до переїзду.
Дата початку роботи: якнайшвидше.

Зацікавлені кандидати повинні подати такі документи:

• Резюме із зазначенням очікуваного рівня заробітної плати.
• Контактні дані двох професійних референтів (номер телефону та електронна пошта).

Заявки розглядатимуться по мірі надходження.