Старший адміністратор інформаційно-аналітичного відділу / Programme Assistant

MAG Україна 

Назва посади: Старший адміністратор інформаційно-аналітичного відділу 

Місто: Київ

Вид працевлаштування: строковий контракт до 11/12/26 з можливістю продовження 

Випробувальний термін: 3 місяці 

Дата завершення: 09 січня 2026 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата

Заробітна плата: 50 500 грн на місяць брутто / Приблизно 38 885 грн на місяць нетто

Бачення MAG - MAG рятує життя та будує майбутнє, працюючи з іншими, щоб відновити землі, забруднені уламками конфлікту, знизити щоденний ризик смерті або ушкоджень для цивільних осіб та створити безпечні умови для розвитку. В 1997 році за свою роботу MAG розділила отримання Нобелівської Премії як член-засновник Міжнародної Компанії із заборони наземних мін.  Наше бачення – безпечне майбутнє для чоловіків, жінок та дітей, які постраждали від збройного насильства або конфлікту. 

Місія MAG - З початку російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала сильного артилерійського обстрілу, ракет та авіаударів, а також використання наземних мін та касетних боєприпасів. Ступінь конфлікту та використання сильнодіючої та невибіркової зброї вимагає негайного реагування. Метою MAG є рятувати життя та будувати безпечне майбутнє шляхом надання людям освітньої інформації про ризики, щоб допомагати їм залишатися в живих. 
  
MAG заохочує подавати заявки жінок-кандидатів та людей з особливими потребами. Ми прагнемо створити інклюзивне та сприятливе робоче середовище, де всі співробітники відчуватимуть повагу та підтримку в реалізації свого потенціалу. 

Обов`язки: 

• Підготовка та розповсюдження порядку денного, протоколів та іншої документації для зустрічей.
• Ведення впорядкованих та актуальних файлів, включаючи контракти, звіти, трекери та листування.
• Управління реєстрацією MAG та оновлення даних на зовнішніх порталах, де зареєстрована MAG Україна.

Адміністрування грантів/контрактів та залучення донорів

• Забезпечення підтримки у підготовці заявок шляхом надання допомоги  у розробці, перевірці та вичитуванні заявок, концептуальних записок тощо. 
• Підтримувати подання високоякісних, точних описових звітів для відображення контрактних зобов'язань у координації з іншими відділами.
• Ведення електронних записів MAG шляхом регулярного внесення всіх ініціатив, поданих заявок, контрактів та комплексних грантових файлів. 
• Підтримка в розробці та змістовному наповненні презентацій та брифінгів перед зустрічами з донорами.
• Ведення календаря зустрічей та заходів з донорами, а також надання підтримки у зведенні та розповсюдженні нотаток та інформації за результатами зустрічей з донорами. 
• Підготовка шаблонів заявок та звітів за необхідності.

Про вас:

• Сильні навички співпраці, комунікації та адвокації.
• Гнучкий та адаптивний підхід до роботи.
• Відмінні міжособистісні навички з вмінням будувати ефективні відносини з різними людьми.
• Хороші навички письмової та усної англійської мови.
• Сильні організаційні здібності та вміння виконувати кілька завдань одночасно.
• Увага до деталей та здатність дотримуватись термінів.
• Впевнене володіння пакетом MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Здатність працювати самостійно та в команді.

Очікується, що всі співробітники MAG виконуватимуть такі загальні обов'язки:

• Працювати в рамках основних цінностей MAG, просуваючи її місію.
• Працювати над досягненням цілей бізнес-плану програми та/або департаменту
• Розуміти та дотримуватися стандартів, викладених у Рамковій програмі захисту MAG, діяти з належною увагою та обережністю, щоб захистити добробут усіх, хто контактує з роботою MAG, та повідомляти про проблеми, якщо вони виникають.
• Забезпечити ознайомлення з усіма політиками та процедурами MAG та їх дотримання, а також бути поінформованим про діяльність MAG
• Проходити та застосовувати знання, отримані під час відповідних програм навчання та розвитку.
• Виконувати свої обов'язки відповідно до культурного контексту та в межах місцевого законодавства.

Як подати заявку: 

Ця вакансія доступна тільки для громадян України. Зацікавлені кандидати можуть подати заявку, подавши резюме та супровідний лист до 09 січня 2026 року, але заявки розглядатимуться по мірі надходження і посада може бути запропонована раніше цієї дати у випадку знаходження відповідного кандидата. 

Через велику кількість заявок, які ми отримуємо, ми не можемо відповісти на кожну. Якщо ви не отримаєте відповідь від нас протягом 3 тижнів після подання заявки, це означає, що ваша заявка не була успішною. 

Будь ласка, зверніть увагу, що як частина зобов’язань MAG щодо захисту, ця посада підлягає перевіркам перед тим, як пропозиція про роботу буде підтверджена.  

MAG дотримується принципів різноманітності, рівності та інклюзивності. Якщо ви вважаєте, що підійшли б на одну із наших посад, ми будемо раді вашій заявці незалежно від вашого досвіду. Ми намагаємось забезпечити інклюзивне та підтримуюче робоче середовище, де всі працівники відчувають повагу та підтримку у використанні свого потенціалу.  

MAG Ukraine                                                                                       

Position Title: Programme Assistant

Duty Station:  Kyiv

Type of Appointment: Fixed-term up to 11/12/26 subject to potential extensions

Probation period: 3 months

Closing Date: 09 January 2026 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate 

Salary: 50 500 UAH gross/ 38 885 UAH  net 

About MAG: 

MAG saves lives and builds futures by working with others to reclaim land contaminated with the debris of conflict, to reduce the daily risk of death or injury for civilians, and to create safe and secure conditions for development. MAG shared the 1997 Nobel Peace Prize as a founding member of the International Campaign to Ban Landmines for our work to ban landmines. Our vision is a safe and secure future for men, women and children affected by armed violence and conflict. 

MAG strongly encourage female candidates and people with disabilities to apply. We strive to provide an inclusive and supportive working environment where all employees feel respected and supported in fulfilling their potential. 

About MAG in Ukraine: 

Since the Russian invasion of 24th February, Ukraine has been subjected to heavy artillery bombardment, missiles, and air strikes, as well as the use of landmines and cluster munitions. The scale of the conflict and the use of high impact and indiscriminate weapons requires an urgent and extensive response.  MAG seeks to save lives and build safer futures by providing risk education to communities, to help them stay safe. MAG is also in the process of seeking accreditation to start conducting explosive ordnance disposal and demining activities in Ukraine, to save the lives of people affected by the conflict.  

Responsibilities:

• Prepare and distribute agendas, minutes, and other documentation for meetings.
• Maintain organized and up-to-date files, including contracts, reports, trackers and correspondence.
• Managing MAG registration and updating data on external portals where MAG Ukraine is registered. 

 Grant/contract administration and donor engagement

• Provide support to bid development through assisting the Programmes team with development, review and proofreading of proposals and concepts notes and so on. 
• Support the submission of high quality, accurate narrative reports to reflect contract obligations in coordination with other departments 
• Maintain MAG’s electronic records through regular entry of all initiative, proposal submission and contract and comprehensive grants files 
• Supporting with design and content of presentations and briefings ahead of donor meetings 
• Maintain a calendar of donor meetings and events, and provide support in the collation and distribution of notes and information resulting from donor meetings 
• Prepare proposal and reporting templates as needed

About you:

• Strong collaboration, communication, and advocacy skills.
• A flexible and adaptable approach to work.
• Excellent interpersonal skills with the ability to build effective relationships with a range of people.
• Good written and spoken English language skills.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Attention to detail and ability to meet deadlines. 
• Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) 
• Ability to work independently and as part of a team

All MAG staff are expected to undertake the following general duties:

• Work within the framework of MAG’s core values, promoting its ethos and mission statement.
• Work towards achieving programme and/or department business plan objectives
• Understand and uphold the standards outlined in MAG’s Safeguarding Framework, acting with due care and attention to safeguard the well-being of anyone that comes into contact with MAG’s work and reporting concerns if they do arise
• Ensure familiarity with and adhere to all MAG policies and procedures and keep informed of MAG activities
• Undertake and apply learning from appropriate training and development programmes.
• Undertake the role in a manner appropriate to the cultural context and within the local legal framework.

  How to apply: 

This opportunity is available to Ukrainian nationals only. Interested candidates are invited to submit applications by submitting a CV and covering letter in English by 09 January 2026 but applications will be reviewed on rolling basis and position could be assigned prior to closing date if we find a suitable candidate. 

Due to the high volume of applications that we receive, we are not able to respond to every application. If you have not heard back from us within 3 weeks of applying, it means that your application has not been successful.  

Please note that as part of MAG's commitment to safeguarding, this post is subject to background checks before an offer of employment is confirmed.