Координатор/-ка з комплаєнсу, внутрішнього контролю та управління ризиками (розмовна англійська))

Координатор з комплаєнсу, внутрішнього контролю та управління ризиками є стратегічним радником для Директора країни та Старшої команди управління (SMT). Він відповідає за забезпечення проактивного управління ризиками та дотримання найвищих стандартів доброчесності, підзвітності й комплаєнсу в усіх операціях організації. 

Ця роль є ключовою у таких напрямках: 

• Управління ризиками: підтримка виявлення, оцінки та зниження операційних, фінансових і регуляторних ризиків у межах програми та діяльності партнерів. 

• Культура ризик-менеджменту та розвиток потенціалу: інституціоналізація процесів і систем управління ризиками, проведення навчань і підвищення обізнаності з метою формування культури ухвалення рішень, що враховують ризики. 

• Забезпечення комплаєнсу: надання керівництву впевненості щодо дотримання вимог у сферах із високим рівнем ризику, зокрема правил донорів, національного законодавства та внутрішніх політик організації. 

• Операційна ефективність: оптимізація практик комплаєнсу з метою спрямування ресурсів підтримки на найризикованіші сфери та підвищення загальної результативності організації. 

Роль охоплює всі програмні та підтримувальні функції Представництва IRC в Україні, передбачає взаємодію з державними органами та підпорядковується Заступнику директора з фінансів. Посада є центральною для підтримання етичних стандартів, довіри донорів і забезпечення високої якості та підзвітності гуманітарної діяльності IRC. 

Обов’язки

Профілактика: створення безпечного та комплаєнтного середовища 

• У координації з Директором країни та Заступником директора з фінансів (DDF) виконувати роль контактної особи щодо впровадження політик IRC на місцевому рівні та організовувати навчання і підвищення обізнаності персоналу з питань етики та комплаєнсу. 

• Просувати культуру етики, дотримання правил і звітування через інформаційні кампанії та інноваційні підходи у всіх офісах. 

• Координувати навчання з питань етики та комплаєнсу для працівників і партнерів, зокрема щодо запобігання шахрайству та антикорупційних політик. 

• Забезпечувати повну відповідність вимогам Податкового кодексу України, включаючи ПДВ, податок на доходи, нарахування заробітної плати та пільги для неприбуткових організацій. 

• Відстежувати та інтерпретувати зміни в українському податковому та фінансовому законодавстві, що можуть вплинути на діяльність організації. 

• Підтримувати розробку та адаптацію внутрішніх політик щодо фінансового комплаєнсу, податків і регуляторних ризиків. 

• Брати участь у зустрічах із запуску та закриття грантів, забезпечуючи узгодженість із вимогами IRC та донорів. 

• Вести та моніторити реєстр ризиків на рівні країни для всіх програм та операцій. 

Внутрішній контроль і моніторинг комплаєнсу 

• Впроваджувати підхід до внутрішнього контролю та моніторингу на рівні країни. 

• Проводити регулярні перевірки комплаєнсу, операційної діяльності та фінансів IRC і партнерів для оцінки дотримання політик, процедур і вимог донорів. 

• Готувати чіткі та практичні внутрішні звіти з висновками й рекомендаціями щодо вдосконалення систем і процесів. 

• Перевіряти партнерські угоди та забезпечувати прозорість відбору, розвиток потенціалу й підтримку комплаєнсу для партнерів-виконавців. 

• Ідентифікувати, оцінювати та документувати фінансові й регуляторні ризики, пов’язані з виконанням програм, фінансуванням грантів і партнерствами. 

• Підтримувати відповідність українських податкових і фінансових практик вимогам донорів. 

• Контролювати дотримання організацією вимог щодо реєстрації неприбутковості та статусу податкових пільг. 

Аудити та перевірки 

• Готувати та координувати внутрішні аудиторські плани та перевірки відповідності донорським вимогам на основі оцінки ризиків. 

• Проводити або підтримувати внутрішні аудити й перевірки комплаєнсу, включаючи польові візити, тестування систем і підготовку звітів. 

• Контролювати впровадження рекомендацій за результатами аудитів і заходів щодо підвищення комплаєнсу в різних підрозділах. 

• Виконувати функції контактної особи для постачальників бухгалтерських послуг. 

• Взаємодіяти з державними органами України під час перевірок і аудитів (наприклад, з Державною податковою службою). 

• Готувати звіти про комплаєнс і оцінку ризиків для керівництва, регіональних офісів та штаб-квартири. 

Навчання та розвиток потенціалу 

• Розробляти та проводити навчання з етики та комплаєнсу для персоналу IRC і партнерів, зокрема щодо IRC Way і вимог донорів. 

• Проводити тренінги для програмного, фінансового й операційного персоналу з податкових зобов’язань, процедур комплаєнсу та внутрішнього контролю. 

• Поширювати культуру комплаєнсу через регулярні оновлення про зміни у регуляторному середовищі та кращі практики. 

• Розробляти інструменти й методичні матеріали для підтримки працівників у застосуванні вимог комплаєнсу в щоденній роботі. 

• Готувати матеріали й координувати сесії у співпраці з AMU, HR та ECU. 

• Надавати цільову підтримку з питань комплаєнсу партнерам і субгрантоотримувачам за потреби. 

Управління ефективністю персоналу, навчання та розвиток 

• Наставляти, навчати, координувати й підтримувати підлеглих працівників, визначати чіткі очікування, ставити річні цілі, надавати регулярний зворотний зв’язок і проводити документовані оцінки ефективності. 

• Підтримувати відкриті та професійні відносини в команді, сприяти командному духу, надавати керівництво й підтримку для ефективного виконання обов’язків. 

• Для програм, що фінансуються донорами, забезпечувати правильне ведення обліку робочого часу, управління таймшитами та проведення перевірок. 

• Сприяти професійному розвитку членів фінансової та комплаєнс-команди, визначаючи потреби в навчанні та можливості зростання. 

• Наставляти співробітників або контактних осіб, залучених до управління ризиками та комплаєнсом. 

• Підтримувати обмін знаннями між відділами щодо фінансового комплаєнсу та стратегій мінімізації ризиків. 

• Дбати про благополуччя персоналу, заохочувати баланс між роботою та особистим життям, підтримувати відповідні заходи у відповідь на виявлені потреби співробітників. 

• Дотримуватись і діяти відповідно до Глобальних політик і процедур IRC у сфері HR, демонструючи високий рівень дотримання стандартів.  

Вимоги до кандидата

Досвід і освіта: 

• Мінімум 5 років досвіду роботи на керівних посадах у сферах комплаєнсу, аудиту або управління ризиками, або на старших посадах у гуманітарному секторі. 

• Доведений досвід планування, проведення та документування розслідувань і ризик-орієнтованих аудитів. 

Бажано: 

• Кваліфікація внутрішнього аудитора або досвід у сфері управління комплаєнсом (вища освіта у фінансах, бухгалтерському обліку або суміжній сфері). 

• Досвід розробки та проведення навчальних тренінгів є перевагою. 

• Досвід роботи в міжнародних неурядових організаціях або в міжнародних структурах приватного чи державного сектору. 

• Знання вимог донорів, таких як ECHO, SIDA, GFFO, BMZ, GAC, SDC тощо. 

• Досвід у протидії шахрайству. 

Продемонстровані навички та компетенції: 

• Відданість місії, цінностям і Кодексу професійної поведінки IRC. 

• Високі етичні стандарти, доброчесність і професіоналізм. 

• Сильні аналітичні та проблемно-орієнтовані навички, здатність розробляти ефективні рішення в межах законодавчих і політичних рамок. 

• Відмінні навички планування, організації та управління часом; уміння працювати з кількома пріоритетами одночасно. 

• Доведені міжособистісні та комунікаційні навички, включаючи вплив, переговори та побудову відносин. 

• Здатність працювати самостійно, проактивно та з високим рівнем ініціативи. 

• Гнучкість і адаптивність до змін пріоритетів. 

• Відмінні навички презентації та звітності. 

• Впевнене володіння Microsoft Word і Excel; високий рівень ІТ-грамотності. 

Мови / Подорожі: 

• Відмінне володіння англійською мовою (усно та письмово).

• Знання української мови є перевагою. 

• Внутрішні поїздки: близько 20%. 

Ключові робочі відносини 

Безпосередньо підпорядковується: Заступнику директора з фінансів 
Безпосередньо підлеглих: немає 
Непряме підпорядкування: Заступнику директора з управління польовими офісами 
Основні внутрішні контакти: члени SMT, керівники відділів, власники бюджетів 
Основні зовнішні контакти: донори та аудитори в межах країни для координації перевірок 

Професійні стандарти 

Співробітники IRC повинні дотримуватись цінностей і принципів, викладених у IRC Way – Глобальних стандартах професійної поведінки: доброчесність, служіння, підзвітність і рівність. Згідно з цими цінностями, IRC впроваджує політики щодо захисту бенефіціарів від експлуатації та зловживань, захисту дітей, протидії домаганням на робочому місці, поваги на роботі, фінансової доброчесності та захисту від репресій. 

Підзвітність перед клієнтами 

Співробітники IRC зобов’язані сприяти сталому розвитку механізмів зворотного зв’язку з клієнтами (Client Responsiveness Mechanisms), підтримуючи культуру пріоритетності потреб наших клієнтів і постраждалих громад шляхом систематичного врахування їхніх відгуків при ухваленні програмних рішень і наданні їм більшого впливу на розробку та реалізацію програм.