ІВЕНТ-МЕНЕДЖЕР

СЛУЖБОВІ ОБОВ’ЯЗКИ ІВЕНТ-МЕНЕДЖЕРА Федерації технологічного спорту України (ФТСУ)

1. Загальні положення

Івент-менеджер є працівником центрального апарату ФТСУ і підпорядковується Генеральному секретарю та Президенту Федерації. 
 Основна мета діяльності — організація, проведення та супровід подій Федерації (змагання, фестивалі, презентації, виставки, саміти тощо) на найвищому рівні.

2. Основні службові обов’язки

2.1. Планування і підготовка заходів

- Розробка концепції заходу (формат, сценарій, таймінг, локації, дизайн простору).
 - Підготовка календарного плану та технічного завдання для кожного івенту.
 - Пошук і узгодження місць проведення (спортивні об’єкти, виставкові зали, відкриті майданчики).
 - Розробка кошторису події спільно з фінансистом, контроль витрат.
 - Формування оргкомітету, розподіл обов’язків між командами.

2.2. Координація під час реалізації

- Організація монтажу/демонтажу локації, зон акредитації, сцени, спортивних майданчиків.
 - Координація роботи персоналу, волонтерів, технічних служб, охорони, медиків.
 - Контроль таймінгу програми, виступів, церемоній відкриття та нагородження.
 - Забезпечення взаємодії між усіма учасниками процесу (спортдирекція, партнери, ЗМІ).
 - Забезпечення виконання вимог безпеки та протипожежних норм під час події.

2.3. Комунікація та PR-супровід

- Співпраця з PR та SMM-відділом у створенні афіш, запрошень, медіа-анонсів.
 - Підготовка брифінгів, пресконференцій, виступів для офіційних гостей.
 - Узгодження протоколу та складу офіційних осіб (міністри, мери, військові, партнери).
 - Формування бази контактів партнерів, постачальників, локацій та підрядників.

2.4. Післяівентна робота

- Підготовка підсумкового звіту по кожному заходу (учасники, результати, бюджет, аналітика).
 - Збір відгуків від учасників, партнерів і медіа.
 - Формування рекомендацій щодо покращення організації майбутніх заходів.
 - Створення фото- та відеозвітів спільно з медіавідділом.

3. Зона відповідальності

Організація заходів: Планування, реалізація і контроль усіх етапів проведення івентів ФТСУ.

Бюджет подій: Складання попереднього кошторису, погодження з фінансистом, контроль витрат.

Команда: Формування і управління робочими групами (технічна, PR, протокольна, спортивна).

Партнери: Координація участі партнерів і спонсорів у події, розміщення брендингу.

Логістика: Забезпечення транспорту, проживання, харчування для учасників і гостей.

Безпека: Співпраця з поліцією, медслужбою, пожежниками, відповідальність за дотримання норм.

Протокол і таймінг: Чітке дотримання розкладу заходу, організація церемоній, виступів, нагороджень.

Комунікація: Зв’язок між внутрішніми підрозділами Федерації, підрядниками і зовнішніми структурами.

Звітність: Підготовка офіційного звіту після кожної події (фінанси, результати, рекомендації).

4. Права

Івент-менеджер має право:
 - Ініціювати нові формати подій Федерації.
 - Вносити пропозиції щодо вдосконалення процесів організації заходів.
 - Отримувати необхідну інформацію від підрозділів ФТСУ для виконання завдань.
 - Представляти Федерацію під час підготовчих нарад, технічних зустрічей і під час заходів.

5. Вимоги до кандидата

- Досвід організації подій (від 2 років).
 - Знання принципів управління проєктами, логістики та комунікацій.
 - Вміння працювати у стресових умовах і дотримуватись дедлайнів.
 - Комунікабельність, лідерські навички, системність.
 - Базові знання документообігу, офісних програм, Google Workspace.