Office Manager

Viseven Group — міжнародна MarTech компанія, що спеціалізується на інтерактивному контенті та хмарних рішеннях для глобальних фармацевтичних компаній з 2009 року. Постійне зростання та саморозвиток закладені в нашій корпоративній ДНК. Наші унікальні розробки та підходи активно використовуються більш ніж у 50 країнах світу. Рішення Viseven представлені на великих галузевих заходах у Барселоні, Філадельфії, Лондоні тощо.

Команда, яка швидко зростає, включає понад 700+ висококваліфікованих технічних і нетехнічних експертів: front- і back-end розробників, BA фахівців та менеджерів, які створюють, локалізують і налаштовують програми у офісах по всьому світу: Житомир (Україна), Таллінн (Естонія), Познань (Польща), Нью-Делі (Індія), Бриджвотер (США).

Опис вакансії:

Ми шукаємо ініціативного та позитивно налаштованого офіс-менеджера, який стане цінним надбанням для нашої команди та забезпечить ефективну організацію робочих процесів у нашому офісі в Житомирі.

Обов'язки:

• Управління телефонними дзвінками та кореспонденцією, ведення документообігу в офісі (зберігання, підписання, переклад за потреби)
• Зустріч відвідувачів та робота з ними, забезпечення високих стандартів гостинності
• Управління закупівлями та постачанням офісних товарів
• Контроль доставки продуктів харчування, канцелярії та господарських товарів, меблів, загальної функціональності офісу
• Допомога в організації відряджень (купівля квитків та страховок, бронювання готелів), підтримка співробітників під час поїздок, підготовка та оформлення різних видів запрошень для іноземних клієнтів і партнерів
• Забезпечення сучасного та комфортного офісного простору з дизайном, що надихає на роботу
• Координація роботи зовнішніх підрядників: перекладачів, нотаріусів, ріелторів, кур'єрів, водіїв, сервісних служб тощо
• Допомога в організації загальнокорпоративних заходів та активностей, ініціювання й організація локальних подій для підтримки залученості співробітників, тімбілдингів тощо
• Підтримка HR-відділу у виконанні різноманітних адміністративних завдань
• Підтримка позитивної атмосфери в офісі, своєчасна ескалація виявлених проблем
• Підготовка звітів та збір даних щодо функціонування системи екологічного менеджменту (EMS) та екологічних аспектів діяльності
  
  
  

Вимоги:

• Базовий досвід на адміністративних позиціях (офіс-менеджер, персональний асистент, асистент відділу)
• Висока увага до деталей, самоорганізованість та вміння працювати в режимі багатозадачності
• Рівень англійської мови upper-intermediate для спілкування з клієнтами та іноземними гостями
• Впевнений користувач ПК, гарне знання MS Office
• Навички вирішення проблем
  
  
  

Що ми пропонуємо?

Команда має для нас велике значення, тому ми цінуємо її та надаємо можливість кожному ділитися своїм баченням, втілювати власні ідеї, зростати у професійному середовищі, зберігаючи баланс між роботою та особистим життям.

Приєднавшись до Viseven, ви отримаєте:

• Конкурентоспроможну винагороду та регулярний перегляд заробітної плати
• Професійне та кар'єрне зростання
• Оплачувану відпустку - 18 робочих днів на рік (20 робочих днів після 2 років співпраці)
• Лікарняний без підтверджуючих документів - 4 робочих дні на рік
• Документально оформлений лікарняний - 20 робочих днів на рік
• Відпустку по сімейних обставинах - 3 оплачуваних робочих дні (у разі одруження, народження дитини або тяжкої втрати)
• Комплексне медичне страхування (включаючи курс масажів та фізіопроцедур)
• Курси вивчення англійської мови
• Можливість участі в професійних форумах і конференціях
• Регулярні корпоративні заходи та тімбілдінги
• Досвідчену команду та дружню атмосферу
• Приємне робоче середовище: комфортний, повністю обладнаний офіс та можливість працювати вдома